1. INTRODUCCIÓN

ELEMENTTO S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de garantizar el derecho constitucional al Habeas Data y proteger la información personal de sus clientes, usuarios, proveedores, colaboradores y demás titulares de información.

Esta política aplica a todos los canales de relacionamiento de la empresa: puntos de venta físicos, plataformas digitales, sitio web, redes sociales y cualquier otro medio por el que se recolectan datos personales.

 

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social:	ELEMENTTO S.A.S.
Domicilio:	Manizales, Caldas, Colombia
Dirección:	Calle 67 # 28B – 36 Edificio Bosques de Cantabria Local 4
Sitio web:	www.elementto.com.co
Correo electrónico:	servicioalcliente.elementto@gmail.com
Teléfono:	+57 312 385 2958

 

ELEMENTTO S.A.S. actúa como RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales recolectados en el ejercicio de su actividad comercial y de servicios.

 

3. MARCO NORMATIVO

La presente política se desarrolla en cumplimiento del siguiente marco legal:

• Constitución Política de Colombia — Artículo 15 (Derecho a la intimidad y al Habeas Data)

• Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales

• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012

• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio

• Instrucciones y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

 

4. DEFINICIONES

Para efectos de la presente política se adoptan las siguientes definiciones:

 

• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (datos de salud, orientación política, convicciones religiosas, información biométrica, vida sexual, entre otros).

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de la información.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras.

• Transferencia: envío de datos personales a un receptor responsable, ubicado dentro o fuera del país.

• Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

• Cookies: pequeños archivos almacenados en el dispositivo del usuario cuando visita sitios web, utilizados para mejorar la experiencia de navegación y analizar el comportamiento digital.

 

5. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

ELEMENTTO S.A.S. aplicará los siguientes principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.

• Finalidad: los datos personales se recolectarán con una finalidad determinada, explícita y legítima.

• Libertad: el tratamiento sólo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

• Veracidad o calidad: la información tratada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

• Transparencia: el Responsable garantizará al titular el derecho a conocer el tratamiento al que son sometidos sus datos.

• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujetará a los límites del objeto y la finalidad autorizados por el titular o la ley.

• Seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.

• Confidencialidad: el tratamiento de datos solo se realizará por personas autorizadas, quienes están obligadas a guardar reserva sobre la información.

 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales podrán ejercer en cualquier momento los siguientes derechos frente a ELEMENTTO S.A.S.:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando consideren que se han vulnerado sus derechos.

• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• No ser objeto de decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sin que medie valoración humana, en los casos en que ello aplique.

 

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

ELEMENTTO S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares antes de proceder con el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización podrá obtenerse a través de los siguientes mecanismos:

• Formularios físicos en puntos de venta.

• Formularios electrónicos y landing pages.

• Sitio web y tienda en línea (check-box de aceptación).

• Correo electrónico con confirmación de aceptación.

• Contratos comerciales o de prestación de servicios.

• Registros de clientes, proveedores o candidatos laborales.

• Redes sociales y plataformas digitales en las que opera la empresa.

 

La empresa conservará evidencia de la autorización otorgada por el titular, ya sea en formato físico o digital, y la pondrá a disposición cuando sea requerida. 

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por ELEMENTTO S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades, según el tipo de titular:

 

8.1. Clientes y usuarios

• Gestionar la venta de productos y la prestación de servicios.

• Realizar procesos de facturación y gestión contable.

• Coordinar la entrega y logística de pedidos.

• Gestionar solicitudes de garantía, devoluciones y servicio postventa.

• Evaluar la satisfacción y calidad del servicio.

• Enviar comunicaciones comerciales, promociones y novedades (con autorización del titular).

• Gestionar perfiles de usuario en plataformas digitales y tienda en línea.

• Analizar el comportamiento de navegación en el sitio web para mejorar la experiencia del usuario (cookies y herramientas de analítica digital).

 

8.2. Proveedores y aliados comerciales

• Gestionar relaciones y contratos comerciales.

• Realizar pagos y gestión contable.

• Evaluar el desempeño y cumplimiento de proveedores.

 

8.3. Colaboradores y candidatos

• Gestionar procesos de selección, vinculación y nómina.

• Cumplir obligaciones laborales y de seguridad social.

• Capacitación y desarrollo del talento humano.

 

8.4. Finalidades comunes a todos los titulares

• Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias.

• Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

• Prevenir fraudes y actividades ilícitas.

 

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

ELEMENTTO S.A.S. no realizará tratamiento de datos sensibles de manera habitual. En los casos excepcionales en que sea estrictamente necesario (por ejemplo, datos de salud de colaboradores para gestión de seguridad social), se solicitará autorización expresa e informada del titular, indicando claramente la finalidad del tratamiento.

El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles. Su negativa a hacerlo no condicionará el acceso a los productos o servicios de la empresa, salvo en los casos en que la ley exija dicha información.

 

10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

ELEMENTTO S.A.S. garantizará que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes respete su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Código de Infancia y Adolescencia.

• Toda recolección de datos de menores de edad requerirá la autorización del padre, madre o representante legal.

• En los canales digitales se implementarán mecanismos de verificación de edad para evitar la recolección involuntaria de datos de menores sin autorización.

• Los datos de menores de edad no serán utilizados para fines comerciales o de marketing sin consentimiento expreso del representante legal.

 

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

ELEMENTTO S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a terceros cuando sea necesario para el desarrollo de su actividad comercial y de servicios. Los destinatarios podrán incluir:

• Empresas de logística, mensajería y transporte.

• Plataformas tecnológicas de e-commerce, CRM o ERP.

• Proveedores de servicios de marketing digital y analítica.

• Entidades financieras para procesamiento de pagos.

• Autoridades judiciales o administrativas cuando la ley lo exija.

 

En todos los casos, ELEMENTTO S.A.S. exigirá a los terceros receptores el cumplimiento de las normas de protección de datos vigentes. Para transferencias internacionales de datos se garantizará el cumplimiento de las disposiciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

 

12. PRESENCIA DIGITAL Y POLÍTICA DE COOKIES

En el marco de su operación digital (sitio web, tienda en línea y redes sociales), ELEMENTTO S.A.S. podrá recolectar datos a través de los siguientes mecanismos:

• Formularios de contacto, registro o compra en el sitio web.

• Cookies propias y de terceros para análisis de navegación y personalización de contenido.

• Píxeles de seguimiento de plataformas publicitarias (Meta, Google, entre otros), siempre con autorización del usuario.

• Suscripciones a boletines y comunicaciones digitales.

 

Los usuarios podrán gestionar sus preferencias de cookies a través del panel de configuración disponible en el sitio web. La negativa al uso de cookies no técnicas no impedirá el acceso a los contenidos del sitio.

 

13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Los titulares podrán consultar en cualquier momento la información personal que repose en las bases de datos de ELEMENTTO S.A.S. La consulta se atenderá en los siguientes términos:

• La solicitud se formulará por cualquiera de los canales de atención indicados en la sección 15 de esta política.

• El término máximo de respuesta será de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la solicitud.

• Cuando no sea posible atender la consulta en dicho término, se informará al titular antes del vencimiento del plazo, indicando los motivos y la nueva fecha de atención, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

14. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Los titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en las bases de datos de la empresa debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan un presunto incumplimiento de la ley.

 

14.1. Contenido del reclamo

El reclamo deberá incluir como mínimo:

• Identificación del titular (nombre completo y documento de identidad).

• Descripción clara de los hechos que motivan el reclamo.

• Dirección física o electrónica de contacto del titular.

• Documentos o soportes que se quieran hacer valer.

 

14.2. Trámite del reclamo

• Si el reclamo está incompleto, se solicitará al titular que subsane la información faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.

• Una vez completo, la empresa dispondrá de quince (15) días hábiles para resolver el reclamo.

• Si no es posible resolver en dicho término, se informará al titular antes del vencimiento, indicando los motivos y la nueva fecha de atención, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

• Agotado el trámite ante la empresa, el titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

15. CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR

Dirección física:	Calle 67 # 28B – 36 Edificio Bosques de Cantabria Local 4.
Correo electrónico:	servicioalcliente.elementto@gmail.com
Teléfono / WhatsApp:	+57 312 385 2958
Sitio web:	www.elementto.com.co
Horario de atención:	Lunes a Viernes, 10:30 a.m. – 6:00 p.m.

 

16. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ELEMENTTO S.A.S. se compromete a cumplir los siguientes deberes en su calidad de Responsable del tratamiento:

• Garantizar a los titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.

• Informar al titular sobre la finalidad del tratamiento al momento de la recolección.

• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido.

• Actualizar y rectificar los datos cuando el titular así lo solicite o cuando se advierta que la información es inexacta.

• Tramitar las consultas y reclamos conforme a los términos y procedimientos legales.

• Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) las violaciones de seguridad que puedan afectar de forma masiva a los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la SIC.

 

17. MEDIDAS DE SEGURIDAD

ELEMENTTO S.A.S. implementará medidas técnicas, organizacionales y administrativas orientadas a proteger los datos personales de sus titulares, entre las que se incluyen:

• Control de acceso a bases de datos y sistemas de información mediante credenciales individuales.

• Cifrado de información sensible almacenada en sistemas digitales.

• Uso de conexiones seguras (HTTPS) en el sitio web y plataformas digitales.

• Capacitación periódica al personal sobre protección de datos y seguridad de la información.

• Protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad y violaciones de datos.

• Restricción de acceso a datos personales únicamente al personal que lo requiera para el desarrollo de sus funciones.

 

18. VIGENCIA Y RETENCIÓN DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales. Como referencia general se aplicarán los siguientes períodos:

 

Tipo de dato / titular	Período de retención
Clientes activos	Mientras dure la relación comercial + 5 años
Registros contables y facturación	10 años (obligación legal)
Candidatos no seleccionados	1 año desde el proceso de selección
Colaboradores (registros laborales)	Mientras dure la relación laboral + 20 años
Proveedores	Mientras dure la relación comercial + 5 años
Usuarios web / cookies analíticas	Hasta 13 meses o hasta que el usuario las elimine

 

Una vez vencidos los períodos anteriores, los datos serán eliminados o anonimizados de manera segura, salvo que exista un deber legal que exija su conservación adicional.

 

19. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de 01 de Mayo 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una versión posterior.

 

ELEMENTTO S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política para adaptarla a cambios normativos o en sus procesos internos. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web de la empresa y comunicadas a los titulares cuando sea procedente.